saungURIP

Gerbang Pameran PF2N 2011 di Bali (Foto: Urip SR)

Setiap bentuk penyelenggaraan pameran harus didahului dengan penyusunan proposal oleh pihak penyelenggara yang berisi mengenai konsep pameran, profil peserta, selambat-lambatnya enam bulan sebelum pelaksanaan pameran.  Sebagai pelaksana pameran temporer (event organizer) wajib menyerahkan uraian materi pameran sebelum waktu pelaksanaan untuk kepentingan publikasi agenda pameran (calendar of event) baik cetak maupun elektronik.  Pelaksana pameran diharuskan menyiapkan materi informasi dan publikasi seperti : catalog, spanduk, baliho,
dan poster  untuk menunjang pemahaman pengunjung (publik).
Pelaksana pameran harus melakukan koordinasi dengan pihak panitia lokal untuk membicarakan hal-hal yang bersifat teknis, antara lain :

* Penyimpanan barang dan property
* Desain/Lay Out Pameran
* Penataan ruangan dan dekorasi stand yang sesuai
* Pemasangan sarana publikasi di area pameran
* Acara kegiatan lain sebagai penunjang pameran (seminar, temu wicara, lomba, dll)

Suasana didalam Stand Pameran (foto: Urip SR)

Hal-hal seperti ini seringkali diabaikan oleh penyelenggara pameran, apalagi kalau budgetnya minim, mereka terkesan asal2an hanya untuk memenuhi target saja.  Ini terjadi pada instansi yang sukanya menyelenggarakan sendiri tanpa berkoordinasi dengan pihak EO yang lebih profesional di bidangnya.
Berdasarkan pengalaman pribadi bahwa Pameran yang dilenggarakan olen EO lebih berhasil dan ramai pengunjung daripada pameran yang dikelola sendiri tanpa melibatkan EO.  Sebagai contoh keberhasilan Pameran tingkat nasional yang tergolong sukses adalah Pameran PEKAN FLORI FLORA NASIONAL Direktorat Jenderal Hortikultura, Kementerian Pertanian.  Sukses PF2N ini karena semua diserahkan oleh pihak event organizer (EO) yang mengelola pameran.  Satu tahun sebelum pelaksanaan EO sudah mengumumkan di website termasuk desain layout pameran, logo pameran, dan sarana publikasi lainnya.

Kendala

Ini semua tentu menyangkut anggaran yang tersedia.  Besar kecilnya anggaran memang berpengaruh terhadap suksesnya suatu pameran.  Tetapi yang lebih penting adalah keseriusan menata sebuah event pameran dan selalu mengevaluasi setiap tahunnya agar mengetahui disisi mana kekurangannya.
Sudah anggarannya minim, tidak serius menangani, asal ada (asal terserap dari segi anggaran), tidak pernah dievaluasi maka hasilnya adalah pameran tersebut monoton dan sepi pengunjung (hanya orang dalam saja yg hilir mudik) mengunjungi.
(Bersambung)***